L'intelligenza artificiale in ufficio

Questo corso è per chi lavora in ufficio e ha davanti gli strumenti di intelligenza artificiale senza sapere da dove cominciare. Impari a usarli sul lavoro vero: la corrispondenza, i verbali, i documenti lunghi, i fogli di calcolo, le presentazioni. Impari quando servono e quando fanno perdere tempo. Impari a verificare quello che producono prima di firmarlo, e a trattare i dati dell’organizzazione senza farli uscire.

Ogni lezione comincia da una scena d’ufficio riconoscibile e non dalla tecnologia, mostra le richieste da scrivere per esteso, e dice anche quanto costa il controllo che resta a chi legge. Il corso non promette di lavorare al posto tuo.

Il corso risponde anche a un obbligo di legge. Dal 2 febbraio 2025 l’articolo 4 del regolamento europeo sull’intelligenza artificiale chiede a chi usa questi strumenti di garantire al proprio personale una competenza sufficiente, documentata e proporzionata al ruolo. Dal 3 agosto 2026 le autorità nazionali hanno cominciato a farlo rispettare.

Il programma

1. Che cos’è, davvero, un assistente conversazionale. Come fa a rispondere, perché non consulta un archivio di fatti, e perché sbaglia restando convincente. Poi guardi quali strumenti ci sono e a che cosa servono. Una distinzione vale per tutto il corso: dentro la suite d’ufficio il documento non esce dall’organizzazione, fuori sì.
2. La richiesta che funziona. Una richiesta ha un ruolo, un contesto, un compito, un formato e dei vincoli. All’assistente insegni con gli esempi: tre circolari dell’archivio al posto di dieci righe di istruzioni. Quando la risposta non serve, aggiusti la richiesta invece di ripetere la domanda. E ti costruisci il tuo quaderno di richieste riutilizzabili.
3. Scrivere in ufficio. Passi dalla telefonata annotata alla risposta pronta. Scrivi il verbale di una riunione, e vedi perché l’assistente tende ad aggiungere decisioni che nessuno ha preso. Riassumi un bando di quaranta pagine senza perdere le scadenze. Riscrivi lo stesso testo per il dirigente, per il collega, per il cittadino.
4. Numeri, tabelle e fogli di calcolo. Estrai dati da materiale disordinato. Ti fai spiegare la formula ereditata da chi non c’è più, e ti fai costruire quella che serve. E vedi dove l’assistente sbaglia i conti restando plausibile.
5. Riunioni, presentazioni, immagini. La registrazione della riunione diventa un elenco di decisioni e di compiti assegnati. La presentazione la costruisci in tre passaggi, perché quella generata tutta in una volta si riconosce a occhio. Le immagini generate servono in pochi casi, e in certi altri fanno danno.
6. I dati che non devono uscire. Vedi dove finisce davvero un testo incollato in un servizio online. Ci sono cinque domande da farsi prima di incollare. Rendi anonimo un documento, e vedi perché farlo male è peggio che non farlo. Oggi i dati aziendali escono soprattutto perché qualcuno usa di nascosto gli strumenti personali.
7. Verificare, dichiarare, decidere. Il protocollo di verifica si applica in due minuti. Gli obblighi di trasparenza europei dicono cosa si dichiara, a chi e da quando. Vedi quando non usare l’IA, e come argomentarlo. E conti quanto costa una richiesta inutile, anche quando quel costo non si nota.
8. Metterlo al lavoro. Scegli una procedura vera del tuo ufficio, la cronometri, la riprogetti e misuri quanto hai guadagnato. Poi la racconti al gruppo, rispondendo alla domanda obbligatoria: cosa succede se l’assistente sbaglia proprio qui.

Come si lavora

• Ventotto lezioni scritte per esteso, da leggere e da tenere come manuale di consultazione
• Un allenamento alla fine di ogni lezione, tranne l’ultima che introduce l’esame: tentativi infiniti, soluzioni subito, e nessun punteggio che finisce nelle medie
• Un esame finale da trenta domande, con due tentativi e la soglia al 60 per cento
• Un glossario di sessantuno voci, che si usa anche nel ripasso a carte e nei giochi in aula
• Un compito di realtà da consegnare: la procedura del proprio ufficio prima e dopo, con la misura del tempo e l’elenco dei controlli che restano umani
• Le richieste da usare sono scritte per intero e si copiano: a fine corso si è costruito un quaderno proprio

Che cosa saprai fare

• Scrivere una richiesta che funziona, e correggerla quando la risposta non serve
• Redigere corrispondenza, circolari e verbali partendo da appunti disordinati
• Riassumere un documento lungo e verificare sull’originale i punti importanti
• Portare dati da un testo a una tabella, e farti spiegare o costruire le formule
• Ricavare da una riunione registrata le decisioni e i compiti, con nome e scadenza
• Riconoscere un’informazione inventata e risalire alla fonte prima di usarla
• Rendere anonimo un testo prima di darlo a un servizio esterno
• Dichiarare un contenuto generato quando la norma lo richiede
• Decidere quando non usare l’IA, e saperlo argomentare a chi ti chiede di usarla comunque

Prerequisiti

Serve l’uso corrente del computer e del browser. Servono la posta elettronica, l’elaboratore di testi e il foglio di calcolo a livello di base. Non serve nessuna conoscenza di programmazione né di statistica, e non serve avere già usato un assistente.